Integritetspolicy för delgivningsverksamheten
Personuppgiftsbehandling
Det är viktigt för oss på Aktiv Delgivning att respektera integriteten hos alla personer vi kommer i kontakt med och särskilt att vara transparenta om vår behandling av personuppgifter. Vid det fall att vi behandlar just dina personuppgifter så vill vi att du känner dig trygg med vår behandling och vi välkomnar därför dig att läsa denna Integritetspolicy som ger dig mer information om vår personuppgiftsbehandling.
Om du har frågor som berör vår personuppgiftsbehandling eller om du vill nyttja någon av dina rättigheter så hittar du våra kontaktuppgifter här:
Aktiv Delgivning Gbg AB
Postadress: Box 2384, 403 16 Göteborg
Telefon: 031- 51 00 61
E-postadress till dataskyddsombud: dataprotection@aktivdelgivning.se
1. Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter?
Vi, Aktiv Delgivning Gbg AB (org.nr. 556529-8741), är personuppgiftsansvariga när vi utför delgivningsuppdrag på uppdrag från våra kunder. Detta innebär att vi ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter i samband med att vi delger dig vissa handlingar på uppdrag från någon av våra kunder.
2. Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Som delgivningsbolag hjälper vi våra kunder att delge olika handlingar. Om det är nödvändigt för att delge dig vissa handlingar kommer vi att behandla dina personuppgifter inom ramen för vårt delgivningsuppdrag. Vilka personuppgifter som vi behandlar om dig kan variera beroende på i vilket moment i delgivningsprocessen ditt ärende befinner sig. För att göra delgivningsprocessen, och därmed också vår personuppgiftsbehandling, mer transparent så beskrivs delgivningsprocessen översiktligt och stegvis nedan med fokus på vår hantering av dina personuppgifter.
3. Personuppgiftsbehandling i delgivningsprocessen
Schematisk bild över vår delgivningsprocess:
3.1 Registrering
När vi får i uppdrag av vår kund att delge dig erhåller vi handlingen som ska lämnas över till dig och ett mottagarbevis som du skriver på för att sedan returneras till Aktiv Delgivning. Mottagarbeviset samt handlingen innehåller dina personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna utföra uppdraget från kunden, såsom; personnummer, namn, adress och telefonnummer. Vi registrerar sedan dina personuppgifter i ett delgivningsärende i vårt ärendehanteringssystem.
3.2 Bekräftelse/utskick
Efter att ett delgivningsärende om dig registrerats hos oss vidarebefordrar vi delgivningsuppdraget till en av våra delgivningsombud. Detta gör vi genom att skriva ut ett försättsblad som visar vilket delgivningsombud som blivit tilldelat uppdraget. Det delgivningsombud som befinner sig geografiskt närmst dig blir tilldelad delgivningsuppdraget. Försättsbladet tillsammans med handlingen/handlingarna som ska lämnas över/delges samt mottagarbeviset skickas sedan över till utsett delgivningsombud via post.
Precis som handling och mottagarbevis innehåller försättsbladet vissa personuppgifter, såsom: namn, adress, personnummer samt referensnummer på delgivningsärendet.
Alla delgivningsuppdrag syns i Aktiv Delgivnings Delgivningsportal som är ett verktyg för kommunikation och sökinsatser. Delgivningsportalen är behörighetsstyrt och delgivningsombuden kan endast se sina egna uppdrag där i.
På begäran av kund kan också en bekräftelse på påbörjat delgivningsuppdrag att skickas till kunden. Bekräftelsen innehåller endast ett referensnummer för påbörjat ärende.
3.3 Sök
När delgivningsombudet mottagit ärendet och nödvändig information från oss gör denne löpande sökningar på dig. Detta inkluderar exempelvis att Delgivningsombudet behöver, i de flesta fall, addera uppgifter om dig, såsom information om arbetsgivare, arbetsplats, alternativa adresser där du kan uppehålla dig och levnadsmönster (exempelvis information om hobbys) i syfte att lokalisera dig. Vissa nödvändiga uppgifter, exempelvis adresser, registreras i form av minnesanteckningar i vårt ärendehanteringssystem.
3.4 Efterforskning
Om delgivningsombudet inte lyckas med att påträffa dig påbörjas ett efterforskningsarbete. Delgivningsombudet pratar då med exempelvis grannar, anhöriga, arbetsgivare och/eller hyresvärdar för att lokalisera dig. All relevant information som framkommer inom ramen för delgivningsuppdraget kommer att noteras i ärendehanteringssystemet.
3.5 Rapport
När delgivningsprocessen är färdig sammanställs informationen i en redovisningsrapport som skickas till vår uppdragsgivare via post. Rapporterna innehåller referensnummer (uppdragsgivarens), ev. ärendenummer, personnummer på svaranden, namn, adress samt övriga uppgifter som skrivs in i fritextrutan, exempelvis information om du bor utomlands. Rapporten skickas till vår uppdragsgivare via post.
Alla delgivningsrapporter scannas in och sparas i vårt ärendehanteringssystem.
4. Vår grund till behandling av dina personuppgifter
All behandling av personuppgifter kräver en laglig grund i enlighet med Dataskyddsförordningen (även kallad ”GDPR”). När vi utför delgivningsuppdrag om dig grundar vi vår behandling av dina personuppgifter på att den behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse enl. 6.1 (e) i GDPR.
5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Delgivningsuppdrag utförs i situationer där det bedöms nödvändigt att kunna säkerställa att en eller flera individer faktiskt fått tillgång till specifika handlingar samt att i ett senare skede ha möjlighet att bevisa att så skett. Därmed har ofta delgivningshandlingar en central roll när det kommer till bevisfrågor i rättsliga processer, dessa rättsliga processer kan uppstå först flera år efter att själva delgivningsuppdraget genomfördes av oss. Av denna anledning är det nödvändigt för oss som delgivningsföretag att behandla uppgifter, däribland personuppgifter, under en relativt lång tidsperiod. Mot denna grund behandlar vi personuppgifter i vårt delgivningsregister under maximalt tio år efter avslutat uppdrag. Fysiska handlingar som lagras utanför delgivningsregistret behandlas i maximalt 24 månader efter avslutat uppdrag.
Oaktat ovanstående vill vi poängtera att vi under alla omständigheter endast lagrar sådana personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna utföra de uppdrag vi åtar oss. Detta innebär att vi ständigt arbetar för att minimera de personuppgifter som behandlas av oss, både vid starten av uppdraget men också allteftersom de olika stegen inom delgivningsprocessen utförs.
6. Kommer mina personuppgifter att föras över till ett annat land?
Aktiv Delgivning Gbg AB är ett svenskt delgivningsföretag och därmed kommer dina personuppgifter huvudsakligen att behandlas inom Sverige. Exempelvis sker all lagring av personuppgifter som behandlas i vårt huvudsakliga ärendehanteringssystem inom Sverige. I vissa fall använder vi oss av leverantörer som helt eller delvis, i egenskap av personuppgiftsbiträde eller via egna s.k. underbiträden, behandlar personuppgifter utanför Sverige. I dessa fall begränsar vi i största möjliga mån sådan behandling till EU/EES men överföring av personuppgifter kan i vissa situationer även ske utanför EU/EES, dvs. till ett tredje land. Det kan till exempel vara så att en leverantör har en supportfunktion placerad på flera olika platser runt om i världen för att säkerställa att supportfunktionen är tillgänglig 24 timmar om dygnet och att dina personuppgifter, vid hantering av ett supportärende, då behandlas i ett tredje land. Även om personuppgiftsbehandlingen delvis sker i ett tredje land säkerställer vi alltid att samma höga skyddsnivå gäller för dina personuppgifter, i enlighet med GDPR. Vi vill också påpeka att dina rättigheter i förhållande till personuppgifterna, som beskrivs i avsnitt 7, påverkas inte av att uppgifterna överförs utanför EU/EES.
Skyddsåtgärder som vi använder vid överföring utanför EU/EES
Oavsett om det är vi eller någon av våra leverantörer som behandlar dina personuppgifter kommer vi att säkerställa en hög skyddsnivå vid ett överförande av dina uppgifter och att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits enligt gällande dataskyddskrav (såsom GDPR). Sådana lämpliga skyddsåtgärder inkluderar bland annat att säkerställa:
- om EU-kommissionen har beslutat att det land utanför EU/EES till vilket dina personuppgifter överförs uppnår en “adekvat” skyddsnivå som motsvarar den skyddsnivå som GDPR ger (du hittar mer information om vilka länder som anses ha en “adekvat skyddsnivå” på EU-kommissionens hemsida; https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en, eller
- att EU-kommissionens standardklausuler ingåtts mellan oss och mottagaren av personuppgifterna utanför EU/EES eller att vi kontrollerarar att sådana avtalsklausuler ingåtts mellan vår leverantör och mottagaren. Du kan läsa mer om standardklausuler på svenska Integritetsskyddsmyndighetens hemsida; https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/overforing-till-tredje-land/lampliga-skyddsatgarder/. Det innebär att mottagaren garanterar att det skydd för dina personuppgifter som GDPR ger fortfarande gäller. I dessa fall bedömer vi också om det finns lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter eller kontrollerar att sådan bedömning gjorts av vår leverantör. Om det krävs vidtar vi särskilda tekniska och organisatoriska åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen av dessa till aktuellt land utanför EU/EES.
7. Dina rättigheter
Enligt GDPR har du följande rättigheter i förhållande till dina personuppgifter:
Rätt till information, enl. artiklarna 13-14 i GDPR.
Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Informationen finns dels i denna Integritetspolicy och viss information är även bilagd delgivningshandlingarna.
Rätt till tillgång, enl. artikel 15 i GDPR.
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och hur uppgifterna behandlas. Du har även rätt att begära en kopia av de personuppgifter som behandlas av oss.
Rätt till rättelse, enl. artikel 16 i GDPR.
Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter rättade och att be oss komplettera ofullständiga uppgifter genom att lämna oss korrekta uppgifter.
Rätt till radering (”Rätten att bli bortglömd”), enl. artikel 17 i GDPR
Du har när som helst rätt att begära radering av dina personuppgifter, till exempel om behandlingen inte längre är relevant i förhållande till ändamålet uppgifterna samlades in för eller om du invänder mot behandling som sker baserat på en intresseavvägning.
Rätt till begränsning av behandling, enl. artikel 18 i GDPR.
Du har rätt att begära att viss behandling av dina uppgifter begränsas, till exempel om du invänder mot uppgifternas riktighet.
Rätt till dataportabilitet, enl. artikel 20 i GDPR.
Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Rätt att invända, enl. artikel 21 i GDPR.
Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på art. 6.1 e eller f, inbegripet profilering.
Rättighet kring automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, enl. artikel 22 i GDPR.
Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller påverkar dig i betydande grad.
8. Rätt att lämna in ett klagomål, enl. artikel 77 i GDPR
Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter och du anser att vår behandling strider mot GDPR så har du rätt att lämna in ett klagomål till vår tillsynsmyndighet, Integritetsskyddsmyndigheten. Mer information om förfarandet kring klagomål hittar du på IMY.se.
Vi uppmanar dock dig, om du är missnöjd med någon del av vår behandling att först ta kontakt med oss på Aktiv Delgivning eller med vårt Dataskyddsombud via de kontaktuppgifter som du hittar i början av detta Integritetsskyddsmeddelande. Detsamma gäller naturligtvis också om du önskar att nyttja någon av dina övriga rättigheter som presenterats i det ovanstående.